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昆山市外事办公室内设机构：昆山市外事办内设3个职能科室。
（一）综合科
1.负责草拟本办工作计划和总结，承办文件处理、文书档案和机要、保密工作；掌握和汇总全市外事工作情况；负责处理和保管外事信息、资料。
2.负责和归口管理财会业务，制定和完善外办和所属事业单位的财务制度；管理所属的国有资产。
3.负责机关办公自动化、行政事务和后勤服务工作。
4.负责本办公务员管理和外事队伍建设；负责机关并指导所属事业单位干部、人事、劳资等工作。
5.负责本办及所属单位人员的出国政审报批工作。
6.负责本办离退休人员管理服务工作。
7.负责本办单位工作人员思想教育和党群工作；承担来信、来访的办理和接待工作。
（二）出国（境）管理科
1.负责全市因公出国（境）工作的归口管理、协调服务和监督工作；草拟有关出国（境）管理的政策和办法。
2.负责全市因公出国（境）团组和人员的审核工作和代市政府拟稿上报工作；负责了解和收集出国（境）团组人员的出访情况和效果并随时向上级领导和有关部门反映。
3.负责对全市外事联络员队伍的业务培训和指导。
4.负责指导因公出国（境）团组的护照签证、通行证申领工作。
5.负责收缴、管理本市因公出国（境）人员的护照及通行证。
6.负责提供出国教育材料；负责组织并实施外事纪律教育。
7.配合纪检、监督、安全、保密等部门做好各类因公出国（境）团组廉政和国家安全保密工作。
（三）礼宾涉外科
1.负责管理和协调全市外事接待工作；负责接待来本市访问的各类外宾；负责安排市委、市人大、市政府、市政协领导人的外事活动；参与市级重大节日庆祝活动和重大经贸洽谈活动中的外事接待及礼宾安排工作；负责做好对口接待单位的涉外政策指导。
2.负责审批和办理来我市执行经贸任务的外国人来访签证函电。
3.负责会同有关部门办理本市外国专家楼等的申报、审批，代市政府拟稿办文；协调或指导有关部门管理外国专家、三资企业外方人员的工作；处理或协调有关单位处理涉及外国人管理工作的重要事项。
4.配合有关部门指导本市外国专家和外资企业中外方人员的分类管理工作；参与授予外方人员"荣誉市民"称号的评选申报工作；建立健全请示报告制度，收集和掌握常驻本市外国人员的情况。
5.协同有关部门处理发生的涉外事项、事故和事件。
6.配合和协助宣传部门做好对外宣传工作；指导本市有关部门或单位做好外国记者采访活动的安排，负责审核报批本市邀请外国记者来访事宜；复审市内重要涉外报道和涉外稿件；向本市有关部门提供国际形势、国别政策和重大国际问题的形势教育材料和对外表态口径；负责收集对外宣传资料，并参与涉外活动的新闻报道。
7.负责协调、管理全市外国友好城市以及其他结好单位的对外交往活动；办理对外结好的报批手续。
8.协同有关部门制定和实施友好城市年度重大交流项目和出访计划。
9.负责收集、了解外国友好城市及毗邻地区的有关情况，巩固和发展友好城市关系，拓宽对外交往渠道、调动官方、民间和各行业积极性，为我市经济建设和社会发展服务。
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